Egal ob Hochzeit, Geburtstag oder Firmen-Event: Jede Veranstaltung benötigt das passende Ambiente. Viele verzweifeln bei der Suche nach der passenden Location. Mit diesen zehn Tipps können Sie sich die Suche etwas leichter machen.

Jedes Event hat seinen ganz eigenen Charakter, jede Veranstaltung stellt andere Anforderungen an die Location, jede Party benötigt andere Dienstleister. Die Suche nach dem perfekten Veranstaltungsort kann somit zeitaufwendig und frustrierend sein. Hier sind zehn Tipps, die Sie bei der Suche nach Ihrer Traum-Location im Hinterkopf behalten sollten.

1. Anlass des Events

Der wichtigste Aspekt, die richtige Location zu finden, ist, den Anlass der Veranstaltung nicht aus dem Auge zu verlieren. Hochzeiten, Firmen-Events, Geburtstage oder Motto-Partys unterscheiden sich grundlegend voneinander. Die Gäste sind bei jedem Event unterschiedlichsten Charakters, so dass auch die Vorlieben der einzelnen Personen berücksichtigt werden sollten. Wenn Sie die Anforderungen an die Veranstaltung kennen, ist es einfacher, eine geeignete Location zu finden.

2. Ortsbegehung

Falls Sie sich professionell als Location-Scout betätigen, so kennen Sie viele Veranstaltungsorte, welche für ein entsprechendes Event geeignet sind. Viele Locations wechseln jedoch im Laufe der Zeit den Besitzer, werden renoviert oder komplett umgestaltet. Einige bisher oft genutzte Orte stehen eventuell nicht mehr als Party-Location zur Verfügung. Eine Ortsbegehung ist somit in den meisten Fällen notwendig und sinnvoll. Angebote im Internet, in Katalogen oder Flyern sind schön und gut – sie können jedoch den persönlichen Eindruck vor Ort niemals ersetzen. Eine Location kann auf Bildern perfekt für Ihre Hochzeit sein, in Wirklichkeit passt sie aber ganz und gar nicht zu Ihrer Veranstaltung und Ihren Gästen.

3 . Angesagte und neue Locations

Nehmen Sie nicht immer die erstbeste Location, die Ihren Anforderungen genügt. Denken Sie auch an Neueröffnungen, die bislang noch kaum bekannt sind. Oft erhalten Sie bei gerade erst eröffneten Locations einen Rabatt auf den Normalpreis. Zeigen Sie Ihren Gästen, dass Sie „Up to Date“ sind, wenn Sie eine moderne und neue Location auswählen - und seien Sie Vorreiter für andere Veranstaltungen.

4. Verhandeln Sie

Handeln ist hart. Versuchen Sie trotzdem, die besten Konditionen auszuhandeln. Hotels und andere Locations haben oft die Möglichkeit, einen Rabatt einzuräumen. Also versuchen Sie Ihr Glück beim Handeln – auch wenn der Angebotspreis in Ihr Budget passt. Nicht nur der Preis, auch die Mietbedingungen können verhandelt werden. Sie möchten zusätzliche Ausstattung oder ein paar Stunden länger feiern, als im Angebot angegeben? Verhandeln Sie über zusätzliche Stunden, weitere Tische, Stühle oder Technik. Alles ist möglich.

5. Kapazität

Wichtig ist auch die Kapazität der gewählten Location. 200 Gäste werden Sie kaum in einer Location unterbringen, welche für 100 Personen ausgelegt ist. Andersherum sieht der Raum sehr leer aus, wenn Sie mit 50 Personen feiern, die Location aber für 150 Gäste ausgelegt ist. Viele Säle können individuell gestaltet und durch Raumtrenner auf die entsprechende Größe gebracht werden. Vorhänge oder Backdrops können eine riesige Halle in einen gemütlichen Ort für eine Hochzeit machen. Klären Sie ab, ob Ihre Location eine solche Raumverkleinerung anbieten kann.

6. Pläne & Layout

Wenn Sie die Auswahl der Locations begrenzen, fragen Sie nach einem Saalplan. Auf einem solchen Plan erkennen Sie neben dem Layout des Raumes auch die wichtigen Elemente wie Fluchtwege, Stromanschlüsse oder auch Säulen, welche bei der Sitzplanung berücksichtigt werden müssen. An einem solchen Plan können Sie auch erkennen, wie Ihre Gäste in den Saal geleitet werden können („Traffic Flow“).

7. Fangen Sie rechtzeitig mit Ihrer Suche an

Dies ist sollte ein selbstverständlicher Punkt auf der Suche nach der Traumlocation sein. Denn je früher Sie Ihre Location suchen, desto sicherer können Sie sein, dass diese am Wunschtermin noch verfügbar ist. Viele Veranstaltungsorte sind sehr früh ausgebucht – oftmals bis zu zwei Jahre im Voraus. Außerdem haben Sie mehr Zeit für die Planung Ihres Events, wenn Sie die Location frühzeitig buchen.

8. Andere Veranstaltungen in der gleichen Location

Oftmals besitzen Veranstaltungsorte mehrere Räume oder Säle, die an verschiedene Kunden verrmietet werden. Somit besteht die Möglichkeit, dass Sie mit Ihrem Event nicht alleine vor Ort sind. Natürlich haben Sie Ihren eigenen Saal, aber oft sind z.B. die Außen- oder Sanitäranlagen so angelegt, dass diese von den Gästen aller Events gemeinsam benutzt werden. Stellen Sie also sicher, dass andere Veranstaltung nicht Ihre eigene stören. Gerade wenn Sie Exklusivität buchen möchten, ist die Ungestörtheit sehr wichtig.

9. Zugang zu den Räumen

Oftmals wird eine Location nur für den Zeitraum gemietet, in dem dieser benötigt wird. Dabei wird vergessen, dass Sie auch im Vorfeld Zugang zum Veranstaltungsraum benötigen, um das Event vorzubereiten. Planen Sie also Zeit für Dekorationen, eventuelle Proben, Technikaufbau etc. ein. Auch zu diesen Zeiten sollten Sie ungestörten Zugang zu Ihrem Raum haben.

10. Überlassen Sie die Suche nach der perfekten Location einem Profi

Um Zeit zu sparen, können Sie die Suche nach der passenden Location einem Profi überlassen. Dieser kümmert sich selbstständig um Ihre Bedürfnisse und findet mit Sicherheit den passenden Raum für Ihre Veranstaltung. Sie müssen nicht mehr alle Veranstaltungsprte abklappern – ein Anruf neim Location-Scout genügt.

Wenn Sie die Tipps beachten, so ist es gar nicht so schwer, einen passenden Raum zu finden. Gerne können Sie sich auch an mich wenden: Ich habe auf zahlreichen Events als DJ gearbeitet und kenne eine Menge schöner Locations, die zu Ihrer Veranstaltung passen würden. Kontaktieren Sie mich unverbindlich.